Secara efektif menyelenggarakan rapat

Bahkan untuk profesional berpengalaman, mengatur pertemuan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Manajemen rapat yang efektif adalah keterampilan penting dalam dunia bisnis. Dek PowerPoint membosankan sudah cukup untuk membiarkan semua orang tidur atau mencari kenyamanan dalam rehat teh dan makan siang. Sebagian besar pertemuan gagal karena persiapan yang buruk, manajemen yang buruk dan partisipasi yang terbatas. Setiap pertemuan harus membawa Anda lebih dekat ke hasil yang Anda inginkan. Jadi, untuk mencapai tujuan, Anda harus melakukan sesuatu dengan cara berbeda. Berikut adalah beberapa kiat hebat untuk mengatur rapat secara efektif-

Tetapkan tujuan

Mulai dari tengah dan raih hasilnya – itu tidak mungkin. Pertama Anda harus menentukan tujuan rapat. Apakah benar-benar perlu atau akankah e-mail memecahkan target? Rencanakan pertemuan bukan hanya untuk kepentingan rapat. Apa yang menjadi sifat dari pertemuan itu? Menentukan tujuan juga akan membantu mengatur nada untuk rapat dan menentukan tolok ukur untuk sukses. Bagikan tujuan pertemuan sebelumnya untuk membuat peserta mendapatkan ide, saran, dan poin diskusi.

Hormatilah kerangka waktu

Dianjurkan untuk menetapkan waktu mulai dan akhir tertentu. Jika kolega mengetahui durasi rapat sebelumnya, mereka dapat menjadwalkan sisa hari mereka sesuai. Jika pertemuan itu menghormati jangka waktu yang ditetapkan, Anda akan memiliki reputasi untuk memperhatikan rencana rekan Anda. Kadang-kadang bisa terjadi bahwa pertemuan itu membutuhkan waktu yang lama, menginformasikan dengan sopan waktu yang ditetapkan dan melepaskan mereka yang memiliki kewajiban lain.

Tetap sesuai jadwal

Bahkan rapat terjadwal terbaik pun dapat digagalkan karena berbagai alasan. Sebagai tuan rumah, tanggung jawab utama Anda adalah membuat semua orang tetap fokus. Tetaplah pada agenda yang ditetapkan dan lakukan segalanya untuk mengikuti jalur yang direncanakan. Dilengkapi dengan beberapa kalimat transisi untuk mengalihkan peserta, karena kami dapat menjelajahi aspek ini di lain waktu, tetapi mari kita sekarang berkonsentrasi pada menemukan cara untuk menyelesaikan keluhan pelanggan.

Pilih lokasi yang merupakan lokasi

cukup besar untuk menampung semua anggota. Tidak ada yang lebih buruk daripada canggung diisi di sekitar meja untuk 5, ketika 8 orang telah muncul. Cari tahu alat peraga mana yang Anda butuhkan dan bahwa semuanya dalam kondisi baik? Uji teknologi di ruangan dengan datang lebih awal pada hari itu atau lakukan uji coba sebelumnya.

Terus apa yang terjadi

Percakapan dan ide mati? Berikan tim energi baru dengan beberapa ide proaktif. Pertanyaan terbuka dapat menjadi cara terbaik untuk melanjutkan. Tetap fleksibel dan terbuka terhadap berbagai kemungkinan.

Tetapkan seseorang untuk catatan

Daripada membuat anotasi saat menyelenggarakan rapat, tunjuk seorang pengambil menit yang akan bertanggung jawab untuk mencatat detail penting dari pertemuan di laptop mereka dengan persetujuan dari pembicara.

Lanjutan

Sebelum Anda menyebutnya sehari, berikan ringkasan singkat tentang apa yang harus terjadi selanjutnya. Jelaskan dengan jelas rencana aksi dan tanggung jawab masing-masing dari semua orang untuk membuat pertemuan berhasil .



Source by Reshali Balasubramaniam

adminjaya